Oppbevaringsplikt av pasientjournal

Helsepersonelloven

Av helsepersonelloven § 40 framgår det¹:

Journalen skal føres i samsvar med god yrkesskikk og skal inneholde relevante og nødvendige opplysninger om pasienten og helsehjelpen, samt de opplysninger som er nødvendige for å oppfylle meldeplikt eller opplysningsplikt fastsatt i lov eller i medhold av lov. Journalen skal være lett å forstå for annet kvalifisert helsepersonell.

Det skal fremgå hvem som har ført opplysningene i journalen.

Departementet kan i forskrift gi nærmere regler om pasientjournalens innhold og ansvar for journalen etter denne bestemmelse, herunder om oppbevaring, overdragelse, opphør og tilintetgjøring av journal.

Av tredje ledd framgår det at nærmere regler om bl.a. oppbevaring og tilintetgjøring kan gis i forskrift. Dette er gjort i forskrift om pasientjournal.

Forskrift om pasientjournal

Forskrift om pasientjournal gir nærmere regler om helsepersonells dokumentasjonsplikt. Dokumentasjonsplikten omfatter i tillegg til innholdet i pasientjournaler også krav til føring, retting, sletting, oppbevaring, tilgang til og tilintetgjøring av journaler.

Av forskriftens § 14 framgår det om krav til oppbevaring og oppbevaringstid²:

Pasientjournaler skal oppbevares slik at de ikke kommer til skade eller blir ødelagt, og at uvedkommende ikke får adgang til dem.

Journalene skal oppbevares til det av hensyn til helsehjelpens karakter ikke lenger antas å bli bruk for dem. Hvis ikke journalopplysningene deretter skal bevares i henhold til arkivloven eller annen lovgivning, skal de slettes, jf. personopplysningsloven § 28. Avlevering eller deponering som nevnt i tredje og fjerde ledd bør ikke skje før det er gått minst 10 år etter siste innføring i journalen.

Journaler i offentlig virksomhet kommer inn under bestemmelsene om offentlige arkiver i og i medhold av arkivloven, herunder bestemmelsene om bevaring, kassasjon og avlevering til statlig, fylkeskommunalt eller kommunalt arkivdepot.

Journaler i privat virksomhet kan avleveres til et offentlig arkivdepot eller deponeres i annen oppbevaringsinstitusjon.

I merknadene til denne bestemmelsen understrekes det at helsepersonells virksomhet «anses som privat selv om helsepersonellet har fastlegeavtale eller annen avtale med det offentlige, men ikke er ansatt i det offentlige». Dette innebærer at det private legekontoret skal regnes som privat virksomhet. Videre påpekes det i bestemmelsens andre ledd at pasientjournalene skal oppbevares til det ikke lenger antas å bli bruk for dem. Imidlertid sier bestemmelsen også at den kan oppbevares utenfor virksomheten (i arkivdepot), men at dette ikke «bør skje før det har gått minst 10 år etter siste innføring i journalen».

For en privat virksomhet sier § 14 andre ledd at journalene som hovedregel «skal slettes» når det ikke lengre kan antas å bli bruk for dem. I vurderingen av «antas å bli bruk for» må man ta høyde for at opplysningene også kan bli etterspurt etter lang tid. Eksempelvis ved forsikringsspørsmål, klagesaker, trygdesaker osv.